Welche Tools brauchst du, um als Virtuelle Assistentin zu arbeiten?

Diese 4 Dinge brauchst du, um als VA zu starten:

• Laptop
• Smart Phone
• Internet
• E-Mail Adresse

Um dich auf dein Abenteuer als Virtuelle Assistentin vorzubereiten, brauchst du wirklich nicht mehr, als die vier oben genannten Dinge. Ich persönlich arbeite mit einem MacBook Pro und einem iPhone. Denn mir gefällt das Handling von Apple einfach besser, als das von Android. Aber das ist Geschmacksache und überhaupt nicht relevant.

Auf deinem Laptop, deinem Smart Phone, und deinem Tablet (wenn du eins hast) kannst du dir dann folgende Tools gratis installieren, die dir bei der Arbeit als VA wirklich helfen:

Evernote

Mit diesem sehr hilfreichen Tool behältst du den Überblick über alle deine Notizen. Du kannst sowohl vom Laptop, als auch von deinem Smart Phone via einer App drauf zugreifen und ganz leicht deine Gedanken und Ideen festhalten. Ich habe beispielsweise meine Hashtag-Liste, wichtige Links und Bildgrössen-Info der verschiedenen Social-Media-Kanäle dort abgelegt. Oder auch die Farb-Codes für mein Corporate Identity. Aber ich führe auch mein Privates Touren-Buch, habe meine Adressliste gespeichert und meinen Kontoplan habe ich auf Evernote hinterlegt. Ich arbeite sehr gerne mit Evernote.

Trello

Mein Favorit unter den Tools: Trello. Es ist ein ganz einfaches und logisches Projektmanagement-Tool, das im Stil einer digitalen Pin-Wand aufgebaut ist. Ich habe alle meine Projekte, für die Arbeit und Privat, da drin aufgebaut. Auf den sogenannten Karten kannst du Notizen, Aufgaben, Checklisten usw. anlegen. Und du hast die Möglichkeit, Drittpersonen zu einem Trello-Board einzuladen. Somit ersparst du dir und dem Team, mit dem du gerade arbeitest, eine Menge Arbeit, wertvolle Zeit und viele Mails fallen weg. Und was ganz cool ist, du kannst den Hintergrund immer passend zum Projekt wählen.Trello kannst du auch als App auf deinen Laptop hetunterladen.

Zoom, Skype und Slack

Da du als VA von überall auf der Welt arbeiten kannst und du deine Kunden auch weltweit unterwegs sein können, brauchst du die Möglichkeit, von überall her telefonieren oder chatten zu können. Damit dich nicht der Schlag trifft, wenn du die nächste Handy Rechnung bekommst, gibt es Tools wie Zoom, Skype und Slack, mit denen du direkt mit deinen Kunden übers Internet sprechen und chatten kannst. Mein bevorzugtes Kommunikations-Tool ist Zoom. Man hat zusätzlich zum Video-Telefonieren auch die Möglichkeit den Desktop den Anderen zu kontrollieren, was echt hilfreich sein kann. Und die Zoom-Sessions können sogar aufgenommen werden. Bis zu 40 Minuten kann man in der Gratis-Version von Zoom aufzeichnen.

Mit Slack hat man auch die Möglichkeit für Gruppen-Chats. Diese Funktion ist sehr praktisch, wenn man an verschiedenen Projekten arbeitet. Ist etwas wie Whatspp, nur etwas detaillierter.

Zu Skype denke ich muss ich nicht viel sagen, ich glaube dieses Gratis-Tool gibt es schon so lange, das kennt wohl jede/r.

Alle diese 3 Kommunikations-Tools kannst du als App auf deinen Laptop herunterladen.

Wunderlist

Dieses App, die du auf dein Laptop herunterladen kannst, ist meine Lieblings-Checkliste. Auch hier kann ich vom Laptop und vom Handy drauf Zugreifen. Ob als Einkaufsliste, To-do-List oder als Packliste, ich finde Wunderlist sehr einfach und sehr übersichtlich. Man kann die Listen auch jemanden per Mail zukommen lassen. Echt sehr nützlich.

Weitere Tools, die dein VA-Leben wirklich vereinfachen, sind:

Planoly oder Later

Planoly oder Later sind Social Media-Planungs-Tool, die ich echt empfehlen kann. Es gibt mittlerweile so viele Planungs-Tools, dass man gar nicht so richtig weiss welches das Beste ist. Am einfachsten mal erst herausfinden, für welche Social-Media-Kanäle du die Planungen benötigst und dann ein paar Tools testen. Later ist mein Favorit.

Weitere gute Social Media-Planungs-Tools: Agorapulse, Buffer, Hootsuite

Google Drive oder Dropbox

Auf Google Drive oder in der Dropbox kannst du Dokumente, Fotos, Videos etc. hochladen und andern auch den Zugriff zum jeweiligen Ordner geben. Das ist vor allem bei grossen Dateien sehr praktisch. Oder wenn auf einem Dokument immer wieder Anpassungen gemacht werden.

Canva

Ein gratis Bildbearbeitung-Tool mit dem du diverse Grafiken und selber erstellen kannst. Viele Funktionen sind kostenlos. Du kannst also Text in Bilder einfügen, diverse Formen einfügen, Filter über ein Foto legen und vieles mehr. Der Kreativität sind mit Canva fast keine Grenzen gesetzt.

LastPass

Damit du dir nicht 100 Passwörter merken musst kannst du mit einem Master-Password auf LastPass alle deine Passwörter hinterlegen. Ich finde es sehr praktisch, denn je mehr Kunden man hat, umso mehr Passwörter sollter man sich merken. Das ist mit der Zeit unmöglich.

What’s App

Das ist das Beste überhaupt. Das muss ich bestimmt niemanden erklären. Der Grund, wieso ich es dennoch hier als Tool aufführe ist, weil es da auch eine App fürs Laptop gibt. Das wissen nämlich noch nicht viele. Suuuper praktisch! So kannst du deine Whatsapp Texte auch ganz easy auf deinem Laptop schreiben und musst sie nicht mühsam ins Handy tippseln. Das war für mich eine Mega-Entdeckung!

Mit der Zeit kommen immer mehr und mehr Tools dazu. Ich werde bestimmt auch mal wieder ein paar ergänzen.

Ich hoffe ich konnte dir damit ein paar Tipps weitergeben und wünsche dir viel Spass bei der Arbeit!

Wenn du noch Fragen zu den verschiedenen Tools hast, schreib mir doch einfach eine E-Mail: info@mermonta.com

Hier findest du noch einen Artikel mit weiteren Tools, die ich dir empfehlen kann:

Weitere Tools für Virtuelle Assistenten