Mermonta, Author at Mermonta

17. Januar 202217. Januar 2022

Meine 4 besten Lösungen gegen Aufschieberitis

Um Weihnachten habe ich auf ExLibris etwas rumgesurft und gesucht, was ich mir für ein neues «Zug-Buch» kaufen könnte. Ein «Zug-Buch» ist ein Buch, das ich im Zug lesen kann. Das bedeutet, es darf nicht zu kompliziert sein, soll kurze Kapitel haben und ich will etwas dabei lernen. Und so bin ich auf das kleine Buch Namens MACHEN gestossen. Es ist simpel in blau eingefasst und hat mich aus diesem Grund bereits vom Design her angesprochen. Klick – gekauft. Zwei Tage später war die Buchsendungs auch schon da. Und weil ich so neugierig war, hatte ich mal angefangen darin zu lesen. Aus dem «Zug-Buch» wurde nichts, ich habe es noch am gleichen Abend gelesen, so gefesselt war ich. Und am nächsten Tag habe ich die anderen vier Bände ENTSCHEIDEN, ERKENNEN, FRAGEN UND REDEN von Mikael Krogerus und Roman Tschäpperler auch noch bestellt. Das sind jetzt aber definitiv meine «Zug-Bücher» im neuen Jahr.

Jedenfalls habe ich für mich in dem kleinen Buch die besten vier Lösungen gegen Aufschieberitis rausgenommen. Denn ich leide oft darunter, etwas nicht sofort zu erledigen. Ich schiebe es, wenn ich es nicht gerne mache, ewig vor mich hin und dann nervt es mich, dass ich es wieder nicht gemacht habe. Es bleibt liegen. Geht es dir auch so?

Die Buchhaltung zum Beispiel ist so eine Sache, oder auch die Ablage. Ich verschiebe es immer wieder auf morgen. Dank meiner vier top Techniken gehört das Aufschieben jetzt aber der Vergangenheit an. Ich finde die vier Systeme so super und möchte sie gerne mit dir teilen.

Doch bevor ich anfange, hier noch meine Erkenntnis: Es fühlt sich super an, wenn eine nervige Aufgabe erledigt ist. Und ich habe wieder mehr Zeit für andere Dinge, da ich nicht ständig daran denken muss, dass ich doch noch dies oder jenes zu erledigen habe.

Lösung 1 gegen Aufschieberitis: Nie alles auf einmal machen wollen

Also ich erwische mich oft, dass ich mehrere Arbeiten gleichzeitig offen habe. Das ist auch etwas eine Berufskrankheit, was mir bestimmt jede Assistentin zustimmt. Hier noch eine Mail Beantworten, dabei aber noch kurz diesen wichtigen Anruf tätigen, gleichzeitig den Text nochmals neu formatieren und in Gedanken schon bei der Recherche für eine neue Location. HALT – STOP! So kann das doch auch nichts werden.

Mach alles schön eines nach dem anderen. Erst die E-Mail Fertig schreiben. Wenn die abgeschickt ist, den wichtigen Anruf tätigen. Sobald aufgelegt wurde, das Dokument nochmals schön formatieren und erst wenn das auch gespeichert ist und fertig ist, nach einer Location für die GV suchen. Häppchenweise, sonst endet es im Chaos. Und wenn Chaos herrscht, dann schiebt man wieder das eine vor das nächste und kommt nie an.

Lösung 2 gegen Aufschieberitis: Todo-Listen führen

Wenn du bereits einige meiner Artikel gelesen hast, weisst du, ich bin ein riesen Fan von Todo-Listen. Meine absolutes Lieblingstool ist Trello. Dicht gefolgt von Microsoft To do.

Was ich an Trello sehr schätze ist das Kanban-Board. Kanban kommt aus dem Japanischen und heisst Kästchen. Gäbe es keine Kanban-Tools würde ich es mit Post-its machen. OK, auch so arbeite ich noch sehr oft mit Post-its. Sie sind so praktisch! Für mich eine der besten Erfindungen überhaupt. Aber gehen wir zurück zur Aufschieberitis-Lösung Nr. 2.

Hast du denn bereits ein Trello Board? Nein? Dann solltest du dir unbedingt eines anlegen! Du darfst auch gerne meine Vorlage nehmen: Aufschieberitis

Wichtig ist eigentlich nur, dass du dir diese drei Listen anlegst: To do – Doing – Done

Du kannst diese drei Sparten natürlich benennen, wie du willst. Darunter setzt du dann die Karten mit den Aufgaben. Du kannst auch definieren, bis wann die Aufgabe erledigt werden soll. Es ist nicht nur übersichtlich, mit Trello zu arbeiten, ich finde, es macht auch richtig Spass.

Das gleiche gilt für To do-Listen. Welche App oder Liste du nimmst, ist eigentlich egal. Du kannst auch ein Notizblock oder ein Journal nehmen und dir deine eigene Liste schreiben und gestalten. Ich selbst arbeite gerne mit Microsoft To do. Aber glaub auch nur, weil ich etwas als erledigt abhacken kann, nein, es macht auch noch ein schönes «Katsching». Find ich super!

Weitere To do-Listen Apps:

Oder auch die Checkliste in Trello

Lösung 3 gegen Aufschieberitis: Zeit stoppen mit der Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist dafür da, dass man sich für gewisse Zeit voll konzentriert. Wieso Pomodoro, frangst du dich? Das kommt von der alten Küchenuhr, die früher nicht am Backofen war, sondern in der Form einer Tomate. Man konnte sie drehen bis zu der Zeit die man wollte, und wenn die Zeit abgelaufen war, klingelte es. Nun gibt es aber tolle Apps dafür fürs Handy oder auch den Laptop. Da ich ja mehrheitlich am Laptop arbeite, finde ich diese App für mich die Beste: Be Focused

Mac: https://apps.apple.com/ch/app/be-focused-focus-timer/id973130201

PC: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.superelement.pomodoro&gl=CH

Auch dieser Link zur Web-Version von Pomodoro könnte nützlich sein: https://pomofocus.io

Aber es gibt noch ganz viele andere. Oder du nimmst dein Handy als Timer, oder tatsächlich die alte Tomate. Ich habe mal gesucht und wurde tatsächlich fündig und habe auch eine bestellt: https://www.otto.de/p/ade-kuechentimer-td-1607-all-pomodoro-mechanisch-643711396/#variationId=643711397

Jetzt aber zur Technik: Bei Pomodoro geht es darum, dass man für kurze Zeit voll fokussiert arbeitet. Handy aus, Timer an und los geht es. 25 Minuten sich nur auf die eine Sache konzentrieren und nicht ablenken lassen – von nichts und niemandem! Du wirst stauen, wie schnell die Zeit vergeht! Nach 25 Minuten gibt es eine kurze 5-minütige Pause und schon geht es weiter, die nächsten 25 Minuten. Schon bald ist eine Stunde wie im Fluge vergangen. Eine Pomodoro-Session dauert also 25 Minuten. Dann 5 Minuten kurz Pause und weiter. Insgesamt solltest du nicht mehr als 4 Sessions am Stück machen. Nach 2 Stunden sollte man eine Pause von 30 Minuten machen. Es heisst, man kann sich so oder so nicht länger als 2h konzentrieren. In den zwei Stunden darfst du auch dein Handy wieder einschalten. Wenn die halbe Stunde um ist, weitere 4 Sessions. Du wirst so viel erledigen können in der Zeit einer Session, du wirst erstaunt sein. Ich nutze diese Technik bereits seit bald zwei Jahren und ich staune immer wieder, wie gut sie funktioniert!

Wichtig: wärend einer Pomodoro Session wirklich alles ausschalten, was dich ablenken kann. Auch E-Mails (ausser natürlich du beantwortest in einer Session Mails) und, auch wenn ich ein grosser Fan davon bin, die WhatsApp Desktop App. Kurz, alle Push-Nachrichten ausschalten. Es wird auch in zwei Stunden noch genug früh sein, zu antworten. 😉

Lösung 4 gegen Aufschieberitis: Die 5 Sekunden-Regel

Die vierte und letzte Lösung gegen Aufschieberitis ist neu für mich. Und ich finde sie grossartig! Ich habe erst in dem kleinen Buch MACHEN davon zum ersten Mal gelesen. Oder zumindest zum ersten Mal bewusst darüber gelesen.

Angeblich hat eine ehemals sehr faule und heute sehr erfolgreiche Dame namens Mel Robbins die Methode erfunden. Ich will gar nicht genauer auf die Geschichte eingehen. Wen es aber interessiert, kann hier gerne mehr darüber lesen: https://melrobbins.com

Die 5-Sekunden-Regel geht so: Wenn du auf etwas keine Lust hast, dann zähle einfach von 5 runter und wenn du bei 1 bist, machst du es. GENIAL! Es funktioniert zu 100 %! Ich habe es, nachdem ich es gelesen habe, getestet und war wirklich erstaunt. Ich hatte mir vorgenommen, joggen zu gehen, doch das Wetter war an dem Tag echt übel. Nur Regen, Wind, kalt, bähk. Im Normalfall wäre ich nicht raus gegangen. Doch dann zählte ich runter: 5 – 4 – 3 – 2 – 1 – und zog meine Laufschuhe an. Und es war ein fantastischer Lauf! Als ich beim See war wurde das Wetter besser und ich habe es so genossen! Diese Technik kann ich sehr empfehlen. Auch bei der Arbeit funktioniert es. Mit diesem Artikel, den ich gerade schreibe, habe ich es auch so gemacht. Und nun bin ich schon eine ganze Weile am Laptop und freue mich darüber, dass ich angefangen habe zu schreiben. 😊

Also los, probiere es aus! Du wirst sehen, dass auch dein Aufschieberitis der Vergangenheit angehört.

So, und jetzt Miste ich meine Mails aus. Denn das steht schon seit einer gefühlten Ewigkeit auf meiner To do-Liste. 5 – 4 – 3 – 2 – 1 – Bis bald…

Herzlich

Jill

PS: Wenn du dennoch anstehst, mach dir keine Sorgen. Hol dir etwas Unterstützung mit deinen VA-Support. Eine Stunde nur du und ich und wir klären alle deine noch offenen Fragen und Ängste.

21. Mai 202124. Mai 2021

Disziplin und Effizienz im Homeoffice mit dem Daily Journal

Disziplin und Effizienz iim Homeoffice mit dem Daily Journal

Es ist mittlerweile weit über ein Jahr vergangen und die meisten arbeiten noch immer im Homeoffice. Wie lange noch, das weiss keiner so genau.

Wir vermissen je länger je mehr die Kollegen, den persönliche Austausch an der Kaffee-Maschine und ganz besonders das gemeinsame Mittagessen. Aber wir werden wohl oder übel noch ein Weilchen damit leben müssen (oder dürfen?).

Ich muss gestehen, gerade als Virtuelle Assistentin und Digitale Nomadin geniesse ich es wirklich sehr, mal bei Kunden im Büro arbeiten zu dürfen. Ich schätze den persönlichen Austausch und bin auch der Meinung, ein persönliches Treffen hi und da macht vieles einfacher. Doch erlaubt es uns die momentane Situation noch immer nicht so richtig. Und wenn dann nur unter Einhaltung strenger Regeln, bei denen einem die Freude eines Treffens eh gleich vergeht.

Was heisst das jetzt? Es heisst vor allem Geduld und Disziplin. Und über diese Disziplin möchte ich heute gerne schreiben.

Für mich war besonders am Anfang meiner Selbstständigkeit Disziplin das aller Schwierigste. Du musst nicht mehr um 6 Uhr aufstehen, weil du dann um 7.30 im Büro erwartet wirst und überhaupt kannst du eh machen was du willst. Herrlich… Doch das «Geplämper» hat zu nichts geführt, ein klar strukturierter Tag musste her, um meine Produktivität zu steigern, um Spass an der Arbeit zu haben und nicht zu Letzt, um auch Geld zu verdienen.

Heute sieht mein Tag folgendermassen aus:

Um 6 Uhr klingelt der Wecker und ich stehe sofort auf. Snooz ist keine Option, denn das macht mich nur wieder müde.
Dann gibt es Frühstück, ab und zu etwas Sport wie Yoga oder Joggen und ich überlege mir schon mal, was denn der Tag so für mich bereithält. Um ca. 8 Uhr wird der Laptop aufgeklappt und ich verschaffe mir einen Überblick und teile meinen Tag grob ein, falls ich das am Vorabend nicht bereits gemacht habe.
Diverse Calls versuche ich immer gleich am Morgen zu halten oder um den Mittag. Denn dann sind die meisten meiner Kunden verfügbar.
Am Mittag esse ich meistens etwas kleines wie Salat oder Reste vom Vortag.
Dann am Nachmittag kümmere ich mich immer noch 1-2h um meine eigenen Angelegenheiten wie Rechnungen bezahlen, Blog-Artikel schreiben, Social Media usw. Das muss schon sein.
Ich bestimme meistens am Mittag, wann ich mit der Arbeit aufhöre, denn irgendwann ist mal Schluss. Am Anfang hatte ich oft bis spät in die Nach gearbeitet, denn ich musste vieles noch selber herausfinden.
Wichtig: Wenn Schluss ist, ist Schluss – Laptop zu und Feierabend.
Was vielleicht noch wichtig ist: Drauf zu achten, dass man genug trinkt, immer mal wieder aufsteht (am besten einen Stehtisch) und sich nicht immer ablenken lässt. Für Eigenes ist ja Zeit eingeplant.
Der Abend gehört dann meistens mir und meinen Liebsten oder dem Sport 🤩

Damit ich mich selber besser überprüfen kann habe ich diverse Tools ausprobiert. Das reicht von Checklisten, zu Trello, zu Achtsamkeitstagebücher bis zum klingelnden Wecker ganz nach dem Pomodoro-Prinzip.

Aber da ich auf dem Markt nicht wirklich etwas fand, das mir geholfen hatte, meine eigene Disziplin und Effizienz im Überblick zu halten, habe ich selber etwas kreiert.

Entstanden ist ein super cooles Daily Journal.

Ich kann so ohne grossen Aufwand am Morgen und am Abend alles überblicken. Und ich habe so auch herausgefunden, dass ich am Freitag interessanterweise nicht so wirklich produktiv bin. Ich habe auch gemerkt, dass vieles vom Wetter abhängt ist.

Ich liebe mein Daily Journal! Denn mit den Emojis die jeder kennt ist es total einfach und selbsterklärend. Man braucht nicht viel zu schreiben und es ist ratz-fatz gemacht. Auch am Abend. Ich führe die «Kreation» als PDF auf meinem Remarkable bereits über ein Jahr. Mir hilft es und es macht Spass!

Wenn es dir also auch hilft, lade dir kostenlos das Daily Journal für Disziplin und Effizienz im Homeoffice herunter. Das Daily Journal hilft dir natürlich auch, wenn du nicht im Homeoffice bist. ☺️

Ganz viel Spass dabei.

Herzlich

Jill

PS: Hol dir etwas Unterstützung mit deinen VA-Support. Eine Stunde nur du und ich und wir klären alle deine noch offenen Fragen und Ängste.

1. Mai 202124. Mai 2021

6 Tipps für das VA-Mindset

Alle reden von Mindset. Das hatte mich am Anfang meiner Karriere als Selbstständige virtuelle Assistentin total genervt. Mindset hier, Mindset da. Wie wenn alles nur von meinen positiven Gedanken abhängig wäre…

Als ich aber vor ein paar Tagen wieder eine Anfrage bekam, wie ich das denn überhaupt geschafft habe, selbstständig zu werden und sogar Kunden zu finden, die mich auch für meine Arbeit angemessen entlöhnen, da kam mir nur ein Gedanke: Mindset

Es ist also wahr. Die Einstellung und die Gedankte, die man hat, die meistern alles. Wenn ich zum Beispiel immer denke «Ich finde eh keine zahlenden Kunden» dann sage ich mir das selber und ich werde es am Schluss vielleicht sogar noch glauben. Und guess what: Es wird auch so sein. Denn man ist gar nicht wirklich frei für genau das, was man vorgibt zu wollen.

Also, es ist so: Ich habe mir tatsächlich immer gesagt, dass ich VA werde, dass ich sehr gut sein werde und dass ich gut dafür bezahlt werde.

Meiner Mutter hatte ich versprochen, dass wenn ich mit meinem Business starte, dies mindestens zwei Jahre durchziehe. Zwei Jahre hatte sich am Anfang nach einer kleinen Ewigkeit angehört. Nun ist schon weit mehr Zeit vergangen. So schnell kann es vergehen und Mermonta gibt es noch immer.

Und weil das Mindset wirklich so eine wichtige Sache ist, will ich heute mit diesen 6 Tipps weiterhelfen.

1. Lass dich auf das Abenteuer ein

Du hast dich also entschieden, selbstständig zu werden? Du willst als virtuelle Assistenz einen Service anbieten? Finde ich super! Denn es braucht immer mehr von uns! Lass dich also voll und ganz auf das Abenteuer ein! Setze dir, wie ich das gemacht habe, eine Deadline, bei der du das erreicht haben willst. Sei da ruhig etwas grosszügig, denn nichts passiert von heute auf morgen. Und es ist auch wichtig, dass du Fehler und Rückschläge zulässt, denn auch die gehören zum Abenteuer VA dazu. Nur so kannst du lernen und wachsen. Die Erfolge darfst du dafür gebühren feiern, denn das hast du dir wirklich verdient!

2. Du musst nicht alles anbieten, spezialisier dich auf etwas.

Einer der grössten Fehler ist es (war auch meiner) dass man alle möglichen Services anbietet, weil man ja unbedingt Kunden will. Mach das wirklich nicht. Denn man kann nicht in allem gut sein. Und sind wir mal ehrlich, es macht auch nicht wirklich alles Spass.

Ein Beispiel: Ich habe meine Webseite selber gemacht. Und es hat auch richtig viel Spass gemacht (macht es noch immer!) Und ich habe auch die Webseite meines Vaters gemacht: www.eltv.ch

Doch ich würde deswegen niemals Webdesign anbieten. Das kann ich einfach nicht gut genug. Und doch hatte ich WordPress auf meiner Dienstleistungen-Liste drauf. Ich dachte, vielleicht kann ich ja einfache Aufgaben übernehmen. Und tatsächlich bekam ich dann einen solchen Auftrag und habe natürlich NICHT den Vorstellungen meines Kunden entsprochen. Schade. Denn diesen Kunden habe ich dann logischerweise verloren.

Was ich aber gut kann ist organisieren und das macht mir auch extrem viel Spass. Gerade erst durfte ich für einen Kunden die Workshops für das ganze Jahr 2022 planen. Ich war voll im Element. Und er dementsprechend auch zufrieden. Und so soll es sein. Finde einfach deine Nische. Biete das an, was du gut kannst und gerne machst. Mehr braucht es nicht.

Ich habe hier sonst betreffend Dienstleistungen noch einen alten Artikel, der dir vielleicht auch weiterhelfen kann, deine Nische zu finden: 30 Tasks, die deine Virtuelle Assistentin für dich übernehmen kann

3. Sei du selbst

Authentizität. Das ist auch so ein Nerv-Wort wie Mindset. Aber auch Authentizität hat durchaus einen Sinn, dass es immer wieder verwendet wird. Denn nebst der Tatsache, dass du nur das anbieten solltest, was du gut und gerne machst, solltest du unbedingt nur du selber sein! Versuche nicht jemanden anderes zu sein. Ok, vielleicht hast du ja ein Vorbild, eine Inspiration. Das ist auch gut. Aber versuche nicht, diese Person zu werden. Es macht absolut keinen Sinn. Denn wenn du wirklich du selber bist, dann findest du auch Kunden, die genau zu dir passen und mit DIR arbeiten wollen. Weil du eben DU bist. Die würden nicht mit mir arbeiten wollen, oder mit ihr, oder mit der. Nur mit dir. Weil du zu ihnen passt. Und diese Kunden willst du.

Wieder ein Beispiel: Ich habe einen Kunden, der klopft immer Sprüche. Die können auch mal etwas frecher sein. Das muss man ertragen können. Man muss auch mal zurückgeben können. Und da ich das sehr gut kann mit ihm, passen wir auch optimal zusammen. Jemand der das nicht verträgt hätte da bestimmt grosse Mühe, auch wenn fachlich nichts auszusetzen ist. Du weisst, was ich meine…

4. Zeig dich

Genau! Sei sichtbar. Geh auf Social Media. Bombardiere aber bitte nicht alle mit täglich vier bis fünf Posts. Klar, Posts gehören dazu, aber sichtbarsein geht auch anders. Du kannst andere Posts Liken und Kommentieren. Zum Beispiel von deiner Zielgruppe oder deinen Wunschkunden. So werden sie auf dich Aufmerksam. Sie mögen deine Kommentare oder finden es schön, dass du immer wieder bei ihnen vorbeischaust. Ich habe so tatsächlich auch schon eine Kundin gewonnen. Es lohnt sich also. Auch in Gruppen aktiv sein kann nie schaden. Auch so wirst du sichtbar. Versuch es einfach mal.

5. Sei professionell

Eigentlich muss ich da gar nicht allzu viel dazu sagen. Du bist virtuelle Assistentin oder virtueller Assistent, da wird Professionalität vorausgesetzt. Und doch höre ich ab und zu, dass es nicht professionell war bei jemanden anderes. Die sagen, sie würden es erledigen, und machen es dann doch nicht, weil sie es nicht können, dies aber nicht gestehen wollen aus Angst, den Kunden zu verlieren.

Sage also ganz klar, wenn du etwas nicht kannst oder nicht weisst. Das heisst ja nicht, dass du schlecht bist, sondern es zeigt, dass du professionell bist und nicht einfach etwas machen willst, damit es gemacht ist. Ich biete zum Beispiel Übersetzungen an. Die mache ich aber nicht selber. Die macht ein Interpret für mich, mit dem ich früher als Direktionsassistentin in Workshops gearbeitet habe. Er ist der beste 1:1-Übersetzer, den ich jemals getroffen habe. Er übersetzt nicht einfach, er bringt sogar die Emotion noch rüber, die er zu übersetzen hat. Er ist mein Engel der Sprachen!

6. Hilf dir selber mit bestimmten Tools

Damit meine ich, dass du zum Beispiel ein Planungstool hast für Social Media Posts. Oder dass du mit Canva arbeitet für ganz einfache Grafiken. Oder dass du dir von einem Kunden auch mal via Zoom etwas zeigen lässt. Weitere Tools findest du sonst hier in diesem Artikel: Tools für Virtuelle Assistenten

Oder auch hier: Weitere Tools für Virtuelle Assistenten

Und dann vielleicht doch noch einen 7. Tipp: Wenn es gar nicht mehr geht und du wirklich anstehst, hol dir Hilfe von jemanden, der das, was du erreichen willst, bereits erreicht hat. Schau dir doch sonst mal meinen VA-Support an. Da werden wir eine volle Stunde lang alle deine Fragen beantworten, die du mir auch gerne vorab per Mail zusenden darfst, damit wir die Stunde auch voll ausnützen können.

Bis bald

Herzlich

Jill

PS: Hol dir etwas Unterstützung mit deinen VA-Support. Eine Stunde nur du und ich und wir klären alle deine noch offenen Fragen und Ängste.

9. April 202124. Mai 2021

Arbeiten abgeben – Aber richtig!

Es ist wohl der Schwierigste überhaut, wenn man anfängt mit einer Assistentin zu arbeiten: Arbeit abgeben.

«Was gebe ich ihr denn nur? Sie weiss doch gar nicht was sie machen muss. Und bevor ich ihr alles 30 Mal erkläre, mache ich es doch lieber selber.» Und schwupps, ist man wieder viel zu lange im Büro und kümmert sich um «Kleinkram» anstatt sich auf seine Kernkompetenzen zu konzentrieren.

Ja, das kennen bestimmt ganz viele, dieses Problem. Und dann ist man frustriert, will am liebsten alles abgeben, doch man weiss einfach nicht, wo anfangen.

Damit ist jetzt Schluss! Es ist Zeit, AN und nicht IN deinem Unternehmen zu arbeiten.

Wer weiss, wie Arbeiten richtig abgeben, loszulassen und zu vertrauen, wird es zu schätzen wissen. Es lassen sich fast 90 % aller Arbeiten abgeben, wenn man es richtig macht.

Für den Anfang empfehle ich, sich mal folgende Fragen zu stellen:

Was mach ich gerne?
Was mache ich überhaupt nicht gerne?
Was mache ich zwar gerne, raubt mir aber seeeeehr viel Zeit?
Wie lange bist du an deinem Laptop und wieso?
Wieviel Zeit verwendest du für deine Kernkompetenz?
Wieviel Zeit verwendest du für Nebensächliches?
Was ist deine Kernkompetenz?
Was ist Nebensächliches?
Was raubt dir die meiste Zeit?

Um zu lernen, wie du Arbeiten richtig abgibst empfehle ich dir folgende 7 Schritte.

Schritt 1: Wirf deine Perfektion über Bord!

Wichtig ist, dich nicht immer im Detail zu verlieren. Manchmal muss man es auch einfach mal so lassen und es wird sich von alleine entwickeln. Dein Business soll ja wachsen. Wenn du dich in Perfektion aufhältst, wirst du niemals fertig werden und nie damit anfangen, wofür eigentlich dein Herz brennt. Und noch was: Die eigene Perfektion ist sehr unproduktiv 😉

Schritt 2: Glaube an dich und dein Können! Und glaube an andere und deren Können!

Alle sprechen immer von negativen Glaubenssätzen. Ich will den Spiess nun umdrehen! Konzentriere dich darauf, was du gut kannst! Wenn du nun mal hier oder da die/der Beste bist, dann ist das so! Punkt! Es ist gut, in etwas besser zu sein als andere. Denn darin liegt ja die eigene Stärke! Und weil das so ist, solltest du Dinge, die du eben nicht so gut kannst, abgeben. Wenn du fest an dich glaubst und das machst, worin du am allerbesten bist, dann vertraue drauf, dass andere in ihrem Tun auch gut sind.

Schritt 3: Nimm dir mal Zeit, um nachher Zeit zu sparen

Ja, am Anfang kostet es dich Zeit, jemanden etwas zu erklären, der/die das dann für dich übernehmen wird. Aber auch da gibt es ganz viele Tipps, Tricks und Tools, damit es einfacher wird. Gerne kannst du dafür den Artikel Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistentin lesen.

Nimm dir die Zeit. Ein- oder zweimal wirst du danach bestimmt noch Fragen beantworten müssen, doch dann ist es klar. Oft ist es eben auch so, dass für dich gewisse Aufgaben und Abläufe logisch sind, denn du erledigst sie automatisch und brauchst nicht zu überlegen. Wenn jemand die Aufgaben aber für dich übernimmt, kommen genau da Fragen auf. Kein Problem! Erklär es in Ruhe und damit hat es sich bereits erledigt. Du musst es dann meistens nie wieder machen.

Schritt 4: Finde Aufgaben zum Abgeben

Oben hast du ja bereits einige Fragen beantwortet. Nun geht es darum, diese Fragen in richtige Aufgaben umzuwandeln. Fange doch mit etwas einfacheren Task an, die du an deine virtuelle Assistentin abgeben kannst. So baut ihr auch Vertrauen auf und lernt euch kennen. Ihr lernt, wie der andere arbeitet, wie er tickt und mit gewissen Situationen umgeht. Die Ausrede «ich muss das selber machen» gilt nicht. Nichts ist so wichtig (ausser dein Kerngeschäft) dass es nicht jemand für dich erledigen kann. Eben genau, dass du dich nur noch um deine Kernkompetenzen kümmern kannst. Denk daran: Arbeite AN deinem Business, nicht IN deinem Business. Also, schreibe mal 10 Aufgaben auf, die du abgeben kannst. 10 Tasks. Und nicht schummeln.

Hier findest du sonst Hilfe bei der Suche nach geeigneten Tasks: 30 Tasks, die eine Virtuelle Assistentin für dich übernehmen kann

Wenn dir dennoch keine guten Aufgaben einfallen mach doch mal folgendes: Schreibe eine Woche lang mal jeden Arbeitsschritt auf, den erledigst. Nimm dann am Ende jedes Tages die Liste nochmals zur Hand und markiere mit rot, welche Tasks du auf jeden Fall selber machen musst, weil sie zu deinen Kernkompetenzen gehören und mit grün, was du abgeben kannst. Du wirst erstaunt sein, was alles grün markiert sein wird.

Schritt 5: Eine Virtuelle Assistentin finden

Jetzt wird es ernst! Du hast deine Liste mit grün markierten Aufgaben, die du abgeben kannst. Gratuliere! Sehr gut gemacht. Das, liebe Leserin, lieber Leser, ist der Anfang deines neuen Lebens. Eines Lebens, das dir mehr Spass machen wird, dir mehr Zeit für dich geben wird und das in dem auch viel mehr Geld verdienen wirst. Du wirst dich nicht mehr im Detail verlieren, sondern nur noch das tun, was auch tatsächlich Geld einbringt.

Nun geht es darum, diese Aufgaben abzugeben und zwar an eine Virtuelle Assistentin. Wo aber findest du Virtuelle Assistenten? ÜBERALL! Mach einfach mal die Augen auf. Sie sind überall! Seit Corona ist die Nachfrage und das Angebot an virtueller Assistenz noch viel mehr gewachsen als vorher. Du findest VA’s auf LinkedIn, auf Facebook, in Gruppen, in Suchmaschinen und ich bin mir sicher, in deinem Bekanntenkreis gibt es auch schon die eine oder andere. Die virtuelle Assistenz ist die Lösung. Sie unterstützt dich in all dem, was du nicht selber machen solltest, da es dich zu viel Zeit kostet, die du nicht AN deinem Business arbeitest.

Wichtig: Versuche hier nicht am falschen Ende zu sparen! Eine 20-Dollar-VA aus fernen Ländern ist definitiv das Falsche! Denn die kommen meistens aus einem VA-Pool und es wird dir immer wieder jemand anderes zugeteilt. Suche dir eine persönliche Assistentin oder einen persönlichen Assistenten. Jemanden, der/die IN deinem Unternehmen arbeitet und dich langfristig unterstützt. Es lohnt sich! Ich persönlich habe noch nie die Erfahrung gemacht, dass sich die Investition in eine Assistentin nicht gelohnt hat. Es kam IMMER mehr dabei raus. Das ist allerdings schon nur da, wo auch seriöses Business gemacht wird.

Schritt 6: Arbeit abgeben

Hast du deine virtuelle Assistenz gefunden? Super! Ich freue mich sehr für euch! Du wirst es nicht bereuen! Denke dran, es sind keine wirklichen Kosten, es ist eine Investition in dein Unternehmen und in dich als Privatperson. Es ist wirklich wichtig, dass dir das klar ist.

Um Arbeiten abzugeben, fange wie gesagt mit etwas Einfachem an. Wichtig ist hier noch zu erwähnen, gebe nur Task ab, bei denen du selber weisst, was zu tun ist. Nur so kannst du ein stressfreies Handover durchführen und deine Assistentin kann so arbeiten, wie wenn du die Tasks selber erledigen würdest.

Ein einfaches Handover-Sheet kannst du hier gerne herunterladen: Handover Sheet

Für die Einarbeitung solltest du dir am Anfang etwas Zeit lassen. Oft sind Schritte, die für dich ganz logisch sind, für die Assistentin nur schwer nachvorziehbar. Darum ist es auch so wichtig, dass du selber weisst, wie eine Arbeit zu erledigen ist. Je genauer deine Einarbeitung, desto besser die Resultate deiner VA. Und wenn du alles richtig gemacht hast, musst du dich tatsächlich nie wieder darum kümmern. Auch wenn du allenfalls deine virtuelle Assistenz aus irgendeinem Grund mal wechseln solltest, so hast du schon einen perfekten Übergabeplan zur Hand und sparst so wieder enorm viel Zeit.

Schritt 7: Die langfristige Zusammenarbeit

Wenn du mit deiner Assistentin (oder natürlich deinem Assistenten) zufrieden bist, dann gibt es keinen Grund zu wechseln. Es wird dir immer mehr Spass machen, du wirst mehr und mehr Vertrauen aufbauen und was noch viel wichtiger ist: Du wirst viel mehr Umsatz machen. Die gute Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz kann durchaus über Erfolg oder Misserfolg entscheiden.

Versuche dich regelmässig via deinem bevorzugten Kanal mit deiner VA auszutauschen. Sei das per E-Mail, ein kurzer Anruf oder Sprachnachrichten. Ihr könnt auch ausmachen, dass ihr einmal die Woche 30 Minuten miteinander Zoomt. Das stärkt die Zusammenarbeit und man sieht sich auch mal kurz. Und wenn mal Fragen aufkommen, dann sollte da immer kurz Platz sein. Ich sage meinen «Chef’s» immer: «Hilf mir, damit ich dir helfen kann.» Das hat bis jetzt noch allen die Augen geöffnet.

Sucht euch auch ein Tool aus, in dem ihr zusammen an den Projekten arbeiten könnt. Sei das ein Google-Form, auf das ihr gemeinsam zugreifen könnt oder, wie ich bevorzuge, ein gemeinsames Trello-Board. Ihr müsst selber herausfinden, was für euch am einfachsten funktioniert.

Um dir noch mehr behilflich sein zu können, wie auch du deine Arbeiten mit System abgeben kannst, buche doch gerne ein Gespräch mit mir. Du wirst so viel Zeit für dich, dein Kerngeschäft und dein Privatleben gewinnen, dass du dich fragen wirst, wieso du nicht schon früher damit angefangen hast.

Hier direkt Termin Buchen: Arbeiten abgeben

Bis später.

Herzlich

Jill