Welche Tools brauchst du, um als Virtuelle Assistentin zu arbeiten?

Diese 4 Dinge brauchst du, um als VA zu starten:

• Laptop
• Smart Phone
• Internet
• E-Mail Adresse

Um dich auf dein Abenteuer als Virtuelle Assistentin vorzubereiten, brauchst du wirklich nicht mehr, als die vier oben genannten Dinge. Ich persönlich arbeite mit einem MacBook Pro und einem iPhone. Denn mir gefällt das Handling von Apple einfach besser, als das von Android. Aber das ist Geschmacksache und überhaupt nicht relevant.

Auf deinem Laptop, deinem Smart Phone, und deinem Tablet (wenn du eins hast) kannst du dir dann folgende Tools gratis installieren, die dir bei der Arbeit als VA wirklich helfen:

Evernote

Mit diesem sehr hilfreichen Tool behältst du den Überblick über alle deine Notizen. Du kannst sowohl vom Laptop, als auch von deinem Smart Phone via einer App drauf zugreifen und ganz leicht deine Gedanken und Ideen festhalten. Ich habe beispielsweise meine Hashtag-Liste, wichtige Links und Bildgrössen-Info der verschiedenen Social-Media-Kanäle dort abgelegt. Oder auch die Farb-Codes für mein Corporate Identity. Aber ich führe auch mein Privates Touren-Buch, habe meine Adressliste gespeichert und meinen Kontoplan habe ich auf Evernote hinterlegt. Ich arbeite sehr gerne mit Evernote.

Trello

Mein Favorit unter den Tools: Trello. Es ist ein ganz einfaches und logisches Projektmanagement-Tool, das im Stil einer digitalen Pin-Wand aufgebaut ist. Ich habe alle meine Projekte, für die Arbeit und Privat, da drin aufgebaut. Auf den sogenannten Karten kannst du Notizen, Aufgaben, Checklisten usw. anlegen. Und du hast die Möglichkeit, Drittpersonen zu einem Trello-Board einzuladen. Somit ersparst du dir und dem Team, mit dem du gerade arbeitest, eine Menge Arbeit, wertvolle Zeit und viele Mails fallen weg. Und was ganz cool ist, du kannst den Hintergrund immer passend zum Projekt wählen.Trello kannst du auch als App auf deinen Laptop hetunterladen.

Zoom, Skype und Slack

Da du als VA von überall auf der Welt arbeiten kannst und du deine Kunden auch weltweit unterwegs sein können, brauchst du die Möglichkeit, von überall her telefonieren oder chatten zu können. Damit dich nicht der Schlag trifft, wenn du die nächste Handy Rechnung bekommst, gibt es Tools wie Zoom, Skype und Slack, mit denen du direkt mit deinen Kunden übers Internet sprechen und chatten kannst. Mein bevorzugtes Kommunikations-Tool ist Zoom. Man hat zusätzlich zum Video-Telefonieren auch die Möglichkeit den Desktop den Anderen zu kontrollieren, was echt hilfreich sein kann. Und die Zoom-Sessions können sogar aufgenommen werden. Bis zu 40 Minuten kann man in der Gratis-Version von Zoom aufzeichnen.

Mit Slack hat man auch die Möglichkeit für Gruppen-Chats. Diese Funktion ist sehr praktisch, wenn man an verschiedenen Projekten arbeitet. Ist etwas wie Whatspp, nur etwas detaillierter.

Zu Skype denke ich muss ich nicht viel sagen, ich glaube dieses Gratis-Tool gibt es schon so lange, das kennt wohl jede/r.

Alle diese 3 Kommunikations-Tools kannst du als App auf deinen Laptop herunterladen.

Wunderlist

Dieses App, die du auf dein Laptop herunterladen kannst, ist meine Lieblings-Checkliste. Auch hier kann ich vom Laptop und vom Handy drauf Zugreifen. Ob als Einkaufsliste, To-do-List oder als Packliste, ich finde Wunderlist sehr einfach und sehr übersichtlich. Man kann die Listen auch jemanden per Mail zukommen lassen. Echt sehr nützlich.

Weitere Tools, die dein VA-Leben wirklich vereinfachen, sind:

Planoly oder Later

Planoly oder Later sind Social Media-Planungs-Tool, die ich echt empfehlen kann. Es gibt mittlerweile so viele Planungs-Tools, dass man gar nicht so richtig weiss welches das Beste ist. Am einfachsten mal erst herausfinden, für welche Social-Media-Kanäle du die Planungen benötigst und dann ein paar Tools testen. Later ist mein Favorit.

Weitere gute Social Media-Planungs-Tools: Agorapulse, Buffer, Hootsuite

Google Drive oder Dropbox

Auf Google Drive oder in der Dropbox kannst du Dokumente, Fotos, Videos etc. hochladen und andern auch den Zugriff zum jeweiligen Ordner geben. Das ist vor allem bei grossen Dateien sehr praktisch. Oder wenn auf einem Dokument immer wieder Anpassungen gemacht werden.

Canva

Ein gratis Bildbearbeitung-Tool mit dem du diverse Grafiken und selber erstellen kannst. Viele Funktionen sind kostenlos. Du kannst also Text in Bilder einfügen, diverse Formen einfügen, Filter über ein Foto legen und vieles mehr. Der Kreativität sind mit Canva fast keine Grenzen gesetzt.

LastPass

Damit du dir nicht 100 Passwörter merken musst kannst du mit einem Master-Password auf LastPass alle deine Passwörter hinterlegen. Ich finde es sehr praktisch, denn je mehr Kunden man hat, umso mehr Passwörter sollter man sich merken. Das ist mit der Zeit unmöglich.

What’s App

Das ist das Beste überhaupt. Das muss ich bestimmt niemanden erklären. Der Grund, wieso ich es dennoch hier als Tool aufführe ist, weil es da auch eine App fürs Laptop gibt. Das wissen nämlich noch nicht viele. Suuuper praktisch! So kannst du deine Whatsapp Texte auch ganz easy auf deinem Laptop schreiben und musst sie nicht mühsam ins Handy tippseln. Das war für mich eine Mega-Entdeckung!

Mit der Zeit kommen immer mehr und mehr Tools dazu. Ich werde bestimmt auch mal wieder ein paar ergänzen.

Ich hoffe ich konnte dir damit ein paar Tipps weitergeben und wünsche dir viel Spass bei der Arbeit!

Wenn du noch Fragen zu den verschiedenen Tools hast, schreib mir doch einfach eine E-Mail: info@mermonta.com

Hier findest du noch einen Artikel mit weiteren Tools, die ich dir empfehlen kann:

Weitere Tools für Virtuelle Assistenten

Was ist eine Virtuelle Assistentin?

Ich werde immer wieder gefragt: Was ist eine Virtuelle Assistentin?
Die meisten Menschen denken, nur Siri oder Alexa seinen Virtuelle Assistentinnen. Ok, sind sie auch, aber die erledigen ganz andere Arbeiten.

Also: eine Virtuelle Assistentin (kurz VA) ist natürlich kein Computer. Eine VA ist eine reale Person, die dir überall da hilft, wo du selber keine Zeit, keine Lust oder wo du das Wissen nicht hast. Die Virtuelle Assistenz ist somit hauptsächlich dafür da, dir Tasks abzunehmen, sodass du mehr Zeit für dich, dein Kerngeschäft im Business, deine Familie und deine Freizeit hast. Eine VA kommt aber nicht zu dir ins Büro, sondern es wird alles virtuell (also online) erledigt. Das bedeutet, die Aufgaben, die du outsourcen willst, müssen online zu erledigen sein.

Du kannst alle möglichen Tasks einer Virtuellen Assistentin abgeben, das liegt ganz an dir, oder an deinem Unternehmen. Die Zusammenarbeit ist immer online, orts- und zeitunabhängig.

Wieso habe ich mich zur Virtuellen Assistenz entschieden?

Das ist dann immer die nächste Frage: Wie bist du auf das gekommen und wieso hast du dich zu dieser Arbeit entschieden? Und die Antwort ist ganz einfach: FREIHETI! – Der grosse Vorteil an meiner Arbeit als VA ist, ich kann mir die Zeit selber einteilen. Auch kann ich entscheiden, wo ich arbeite. Und das liebe ich an meinem Job!

Eine kurze Geschichte

Aber fangen wir doch mal von ganz vorne an: Ich war viele Jahre als Direktionsassistentin in einem globalen Unternehmen tätig. Mein Job hat mir extrem Spass gemacht und ich habe es sehr genossen, überall auf der Welt meine Kolleginnen und Kollegen zu haben.

Mein Chef war sehr viel gereist, was dazu führte, dass ich ihn fast nie gesehen habe. So habe ich mir schon mal die ersten virtuellen Skills angeeignet.

Dann gab es einen grossen Wechsel im Management und ich bekam einen neuen Vorgesetzten. Mein neuer Chef war in England stationiert, ich nach wie vor in der Schweiz. In 1,5 Jahren habe ich ihn genau 3 Mal gesehen. Das war besonders am Anfang sehr schwierig, da ich ihn ja kaum kannte. Somit wurde mein Chef für mich ein Virtual Boss. Er war nur eine E-Mail oder ein Anruf oder eine WhatsApp, keine reale Person.

Doch mit der Zeit habe ich mich so daran gewöhnt und mich darauf spezialisiert, wie ich mit ihm gut zusammenarbeiten kann, auch wenn wir uns nie Face to Face treffen. Und es ging von Woche zu Woche besser. Ich habe also ein super System entwickelt, dass nicht seine ständige Präsenz erforderte und ihn nicht täglich mit 300 E-Mails «zumüllte». Das war auch für ihn ein guter Weg der Zusammenarbeit.

Als mein Manager das Unternehmen dann verlies wollte ich nicht eine weitere Umstrukturierung mitmachen und das Rad zum x-ten Mal neu erfinden. Doch was soll ich tun? Mir einen neuen Job suchen? Wo soll ich arbeiten? Was soll meine neue Anstellung sein?

Ich war es inzwischen gewohnt, nicht permanent einen Chef im Nacken habe und ich wollte unbedingt selbstständig arbeiten und «mein eigenes Ding» weiter durchziehen. Wie finde ich solch einen Job nur jemals wieder? Keine Kleidervorschriften, flexible Arbeitszeiten und eine grosse Entscheidungskompetenz. Gibt es das jemals wieder? Da kam ich beim Durchstöbern im Internet auf den Begriff «Virtuelle Assistentin».

So habe ich bestimmt zwei Monate lang alles wie ein Schwamm aufgesogen, was es über diesen Beruf zu wissen gibt. Ich habe Bücher gelesen, Interviews und Podcasts gehört und viel, viele Webseiten durchgelesen. Bis ich dann zum Entschluss kam: Das ist es! Das mache ich auch!

Heute bin ich Virtuelle Assistentin und bereue es keine Sekunde, diesen Schritt getan zu haben. Klar, es brauchte etwas Mut, doch es war das Richtige! Ich kann meine Arbeitszeit selber einzuteilen, kann mir meinen Arbeitsort sogar aussuchen und ich kann entscheiden, mit wem ich arbeite. Ich habe keine Kleidervorschriften und ich kann meine freien Tage nach dem Wetter richten. 😉

Gibt es auch Nachteile an dem Job?

Natürlich gibt es auch Nachteile! Wenn ich nicht arbeite verdiene ich kein Geld. Ich kann auch nicht mal mit den Kollegen in die Kafi-Pause und da mal eine Weile sitzen bleiben oder am Mittag mal länger zum Thai, da am Nachmittag im Büro eh nicht viel los ist. Solche Sachen gibt es nicht mehr. Oder am Freitag früher Feierabend machen kann ich auch nicht. Also, ich kann schon, aber dann werde ich nicht bezahlt. Auch mal ein verlängertes Wochenende weg gehen und einfach abschalten bedeutet, ich verdiene in dieser Zeit kein Geld. ABER, das ist es mir Wert!

Wer noch weitere Fragen hat, darf mir auch gerne eine Mail schreiben.

Hier erfährst du, wieso du jetzt mit einer Virtuellen Assistentin arbeiten sollst: https://www.mermonta.com/vorteile-einer-virtuellen-assistentin/

Kategorie: Virtual Assistant

Tools für Virtuelle Assistenten