Kategorie: Virtual Assistant

Es ist noch immer in aller Munde: Homeoffice

Viele haben immer davon geträumt und sich bei ihren Vorgesetzten auch stark dafür eingesetzt. Und dann endlich, endlich war es soweit…

Während des Lockdowns wegen der rasanten Ausbreitung des Corona Virus, wurde über mehrere Wochen in vielen Betrieben nur noch von zuhause gearbeitet.

Die Umstände, die diesen plötzlichen Wandel hervorgerufen haben, waren nicht schön, da sind wir uns denke ich alle einig! Doch für viele Unternehmen und Mitarbeiter war diese Zeit eine Chance.

Was bedeutet es nun aber, noch weitere Zeit von zuhause aus zu arbeiten? Worauf muss man auf die Dauer besonders achten? Für ein paar Wochen oder Monate ist das ja mal ganz nett und es hat bestimmt auch Spass gemacht. Es war auch bequem, im «Pyjama» zu arbeiten und zwischendurch die Wäsche waschen. Nur war es wirklich, wie wir uns das immer vorgestellt hatten?

Da ich in letzter Zeit immer wieder genau darauf angesprochen werde, will ich hier gerne ein paar Tipps und Tools verraten, mit denen das Homeoffice garantiert zu einem tollen Arbeitsplatz wird. Auch noch über weitere Monate. Denn so schnell wird sich die Situation mit Covid-19 wohl nicht ändern.

Tagesablauf und Disziplin

Das aller Wichtigste beim Arbeiten von zuhause ist ein geregelter Tagesablauf. Auch wenn der Weg ins Büro nun wegfällt, sollte man sich an gewisse Zeiten halten. Stehe zu einer bestimmten Zeit auf, erledige deine Morgenroutine wie Duschen, Frühstücken usw. und ziehe dich ordentlich an. Dich auch im Homeoffice angemessen zu kleiden gibt dir eine positive Energie für die Arbeit.

Nun, erledige nur deine Arbeit und lass dich nicht ablenken. Wenn du aber unbedingt noch Wäsche waschen musst oder die Spülmaschine ausräumen, bestimme eine Zeit dafür, wann du das machen willst und erledige es nicht «kurz zwischendurch». Nutze zum Beispiel deine Pause dafür. Denn Arbeitszeit ist Arbeitszeit, auch im Homeoffice.

Da du die Mittagspause wahrscheinlich daheim verbringst, bestimme auch da die Zeit dafür und lege während dem Essen dein Laptop unbedingt weg. Gehe, wenn du kannst, auf den Balkon, um frische Luft zu schnappen oder mach noch einen kurzen Spaziergang um mal etwas Abstand zu bekommen.

Und was natürlich auch wichtig ist, wenn Feierabend ist, ist Feierabend. Also Laptop weg oder aus bis morgen. Halte dich bitte dran.

Setze Regeln

Wenn du nicht alleine zuhause bist ist es wichtig, dass dein Umfeld weiss, wann du am Arbeiten bist. Setzte also klare Regeln. Das kann sein: Wenn die Tür zu ist, dann bitte nicht stören. Oder, wenn du die Kopfhörer aufhast, bitte nicht stören. Die Regeln bestimmst du und halte dich auch daran. Du kannst auch mit Schildern oder Farben wie bei einer Ampel arbeiten.

Falls du da noch weitere Tipps brauchst, komme gerne auf mich zu. Oder wenn du gute Methoden weisst, dann lass mich diese bitte wissen.

Das Büro zuhause einrichten

Wo arbeitet es sich am besten? Nun, wer ein eigenes zuhause hat, soll da arbeiten. Wer die Möglichkeit jedoch nicht hat, wird wohl oder übel am Küchen- oder Esstisch arbeiten müssen. Da einfach bitte darauf achten, dass das «Büro» nicht den Tisch komplett übernimmt! Wichtig: Beim Essen immer alles wegräumen. Und wenn es das neue Büro zulässt, immer mal wieder aufstehen. Ich habe schon viele kreative Beiträge gesehen, wie Stehtische gebaut wurden. Da fällt dir bestimmt auch was ein. Zur Not tut es auch eine Grosse Schachtel auf dem Tisch mit einem Brett drauf. Oder was ich bei mir zuhause habe ist am Fenster in der Küche dieser Tisch von Ikea (zum Tisch). Super Sache!

Pausen mit Kollegen

Wie? Du kannst dich mit deinen Kollegen nicht austauschen und etwas Small-Talken? Klar kannst du das! Dafür gibt es Tools wie Zoom, Teams, Whereby, Skype, Whatsapp und viele mehr, um ganz einfach mit deinen Kollegen via Video-Call zu sprechen. Es können auch mehrere Teilnehmer dabei sein. Und man kann die Kollegen auch grad mal etwas neidisch machen, was für eine schöne Ecke im Wohnzimmer man hat, die jetzt zum Office mutiert ist. Weitere Informationen zu den verschiedensten (meist kostenlosen) Tools für Kaffe-Pausen findest du hier: https://www.mermonta.com/tools-fur-virtuelle-assistenten/

Kommunikation

Bei der Kommunikation gilt: Kommuniziere eher zu viel, als zu wenig. Lieber einmal mehr nachfragen, wenn du etwas nicht verstehst. Es gibt auch Chatfunktionen wie Slack oder WhatsApp Gruppen, mit denen schriftlich diverse Informationen ausgetauscht werden können. Ich persönlich bevorzuge hingegen die Funktion der Sprachnachricht. Das ist viel persönlicher, geht schneller und es gibt viel weniger Missverständnisse. Es kann auch gut sein, dass dir neue Wege einfallen oder dir jemand ein weiteres Tool vorstellt, womit für euch die Zusammenarbeit besser funktioniert. Zum Beispiel können Projekte auch via Trello, Teams, Google Docs oder einer To-Do-Liste dokumentiert werden. Ich persönlich bin aber ein grosser Fan elektronischen Checklisten. Probiere es einfach mal aus.

Meetings

Bitte stelle immer sicher, wenn du in einem virtuellen Meeting bist, dass du auch von im Homeoffice aktiv am Meeting teilnimmst und present bist. Für virtuellen Meetings gibt es ganz viele verschiedene Tools. Falls ihr euch noch für kein Tool entschieden habt, hier findest du eine gute Übersicht: https://www.micestens-digital.de/tools-fuer-videokonferenzen/

Ich selber verwende am liebsten Zoom. Ich habe lange die Gratisversion genutzt, bin aber mittlerweile auf die bezahlte Pro-Version umgestiegen und finde es einfach ein tolles Arbeitshilfsmittel, das ich nicht mehr missen möchte.

Die Meeting-Dokumentationen hochladen und teilen kannst du, wenn du nicht mit einem Company-Network arbeitest, mit zum Beispiel Google Drive, DropBox, Teams usw. Auch da, meine Empfehlung ist ganz klar Google Drive.

Ganz wichtig noch: Bei virtuellen Meetings sollten auch Regeln eingehalten werden wie z.B. sich an die Zeiten halten, nicht alle gleichzeitig reden, Zeichen geben (Handheben), wenn jemand was sagen möchte und sonst auf mute bleiben. Es sollte klar sein, wer das Protokoll schreibt und so weiter. Ich habe eine kurze Zusammenfassung erstellt mit den wichtigsten Regeln für virtuelle Meetings, welche du dir hier gerne als PDF herunterladen kannst:

Regeln für Meetings von zu Hause aus

Oder du kannst dir gerne das Video auf YouTube anschauen, in dem ich die wichtigsten Grundlagen erkläre: Regeln, Tipps und Tricks für Virtuelle Meetings

Internet

Da du von zuhause arbeitest und nicht dem Firmennetz angeschlossen bist, ist eine gute Internetverbindung das A und O. Wenn du dich via VPN einwählen musst, um auf das Firmennetzt zugreifen zu können, schreibe dir für jeden Morgen eine Erinnerung in den Kalender oder auf ein Post-It, damit du die Aktivierung nicht vergisst. Und natürlich nach der Arbeit die Verbindung wieder trennen nicht vergessen.

Die Vorteile sehen

Eine gute Freundin hatte mir gesagt, seit sie und ihr Mann von zuhause arbeiten, hätten beide eine viel, viel bessere Work-Live- (Work-Love?-) Balance. Das kann ich mir sehr gut vorstellen, denn arbeiten im Homeoffice kann auch wirklich schön sein, wenn man mal mitbekommt, was der/die Andere den ganzen Tag arbeitet und man z.B. auch mal die Liebsten um Rat fragen kann. Auch am Mittag sich mit dem Kochen abwechseln und dann gemeinsam zu essen hat durchaus etwas Schönes.

Habe ich noch was vergesse?

Schreib mir doch gerne, wie es dir so ergeht im Homeoffice und was für dich die Vor- und Nachteile sind.

Bleib gesund.

Jill