Arbeiten abgeben – Aber richtig!

Es ist wohl der Schwierigste überhaut, wenn man anfängt mit einer Assistentin zu arbeiten: Arbeit abgeben.

«Was gebe ich ihr denn nur? Sie weiss doch gar nicht was sie machen muss. Und bevor ich ihr alles 30 Mal erkläre, mache ich es doch lieber selber.» Und schwupps, ist man wieder viel zu lange im Büro und kümmert sich um «Kleinkram» anstatt sich auf seine Kernkompetenzen zu konzentrieren.

Ja, das kennen bestimmt ganz viele, dieses Problem. Und dann ist man frustriert, will am liebsten alles abgeben, doch man weiss einfach nicht, wo anfangen.

Damit ist jetzt Schluss! Es ist Zeit, AN und nicht IN deinem Unternehmen zu arbeiten.

Wer weiss, wie Arbeiten richtig abgeben, loszulassen und zu vertrauen, wird es zu schätzen wissen. Es lassen sich fast 90 % aller Arbeiten abgeben, wenn man es richtig macht.

Für den Anfang empfehle ich, sich mal folgende Fragen zu stellen:

• Was mach ich gerne?
• Was mache ich überhaupt nicht gerne?
• Was mache ich zwar gerne, raubt mir aber seeeeehr viel Zeit?
• Wie lange bist du an deinem Laptop und wieso?
• Wieviel Zeit verwendest du für deine Kernkompetenz?
• Wieviel Zeit verwendest du für Nebensächliches?
• Was ist deine Kernkompetenz?
• Was ist Nebensächliches?
• Was raubt dir die meiste Zeit?

Um zu lernen, wie du Arbeiten richtig abgibst empfehle ich dir folgende 7 Schritte.

Schritt 1: Wirf deine Perfektion über Bord!

Wichtig ist, dich nicht immer im Detail zu verlieren. Manchmal muss man es auch einfach mal so lassen und es wird sich von alleine entwickeln. Dein Business soll ja wachsen. Wenn du dich in Perfektion aufhältst, wirst du niemals fertig werden und nie damit anfangen, wofür eigentlich dein Herz brennt. Und noch was: Die eigene Perfektion ist sehr unproduktiv 😉

Schritt 2: Glaube an dich und dein Können! Und glaube an andere und deren Können!

Alle sprechen immer von negativen Glaubenssätzen. Ich will den Spiess nun umdrehen! Konzentriere dich darauf, was du gut kannst! Wenn du nun mal hier oder da die/der Beste bist, dann ist das so! Punkt! Es ist gut, in etwas besser zu sein als andere. Denn darin liegt ja die eigene Stärke! Und weil das so ist, solltest du Dinge, die du eben nicht so gut kannst, abgeben. Wenn du fest an dich glaubst und das machst, worin du am allerbesten bist, dann vertraue drauf, dass andere in ihrem Tun auch gut sind.

Schritt 3: Nimm dir mal Zeit, um nachher Zeit zu sparen

Ja, am Anfang kostet es dich Zeit, jemanden etwas zu erklären, der/die das dann für dich übernehmen wird. Aber auch da gibt es ganz viele Tipps, Tricks und Tools, damit es einfacher wird. Gerne kannst du dafür den Artikel Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistentin lesen.

Nimm dir die Zeit. Ein- oder zweimal wirst du danach bestimmt noch Fragen beantworten müssen, doch dann ist es klar. Oft ist es eben auch so, dass für dich gewisse Aufgaben und Abläufe logisch sind, denn du erledigst sie automatisch und brauchst nicht zu überlegen. Wenn jemand die Aufgaben aber für dich übernimmt, kommen genau da Fragen auf. Kein Problem! Erklär es in Ruhe und damit hat es sich bereits erledigt. Du musst es dann meistens nie wieder machen.

Schritt 4: Finde Aufgaben zum Abgeben

Oben hast du ja bereits einige Fragen beantwortet. Nun geht es darum, diese Fragen in richtige Aufgaben umzuwandeln. Fange doch mit etwas einfacheren Task an, die du an deine virtuelle Assistentin abgeben kannst. So baut ihr auch Vertrauen auf und lernt euch kennen. Ihr lernt, wie der andere arbeitet, wie er tickt und mit gewissen Situationen umgeht. Die Ausrede «ich muss das selber machen» gilt nicht. Nichts ist so wichtig (ausser dein Kerngeschäft) dass es nicht jemand für dich erledigen kann. Eben genau, dass du dich nur noch um deine Kernkompetenzen kümmern kannst. Denk daran: Arbeite AN deinem Business, nicht IN deinem Business. Also, schreibe mal 10 Aufgaben auf, die du abgeben kannst. 10 Tasks. Und nicht schummeln.

Hier findest du sonst Hilfe bei der Suche nach geeigneten Tasks: 30 Tasks, die eine Virtuelle Assistentin für dich übernehmen kann

Wenn dir dennoch keine guten Aufgaben einfallen mach doch mal folgendes: Schreibe eine Woche lang mal jeden Arbeitsschritt auf, den erledigst. Nimm dann am Ende jedes Tages die Liste nochmals zur Hand und markiere mit rot, welche Tasks du auf jeden Fall selber machen musst, weil sie zu deinen Kernkompetenzen gehören und mit grün, was du abgeben kannst. Du wirst erstaunt sein, was alles grün markiert sein wird.

Schritt 5: Eine Virtuelle Assistentin finden

Jetzt wird es ernst! Du hast deine Liste mit grün markierten Aufgaben, die du abgeben kannst. Gratuliere! Sehr gut gemacht. Das, liebe Leserin, lieber Leser, ist der Anfang deines neuen Lebens. Eines Lebens, das dir mehr Spass machen wird, dir mehr Zeit für dich geben wird und das in dem auch viel mehr Geld verdienen wirst. Du wirst dich nicht mehr im Detail verlieren, sondern nur noch das tun, was auch tatsächlich Geld einbringt.

Nun geht es darum, diese Aufgaben abzugeben und zwar an eine Virtuelle Assistentin. Wo aber findest du Virtuelle Assistenten? ÜBERALL! Mach einfach mal die Augen auf. Sie sind überall! Seit Corona ist die Nachfrage und das Angebot an virtueller Assistenz noch viel mehr gewachsen als vorher. Du findest VA’s auf LinkedIn, auf Facebook, in Gruppen, in Suchmaschinen und ich bin mir sicher, in deinem Bekanntenkreis gibt es auch schon die eine oder andere. Die virtuelle Assistenz ist die Lösung. Sie unterstützt dich in all dem, was du nicht selber machen solltest, da es dich zu viel Zeit kostet, die du nicht AN deinem Business arbeitest.

Wichtig: Versuche hier nicht am falschen Ende zu sparen! Eine 20-Dollar-VA aus fernen Ländern ist definitiv das Falsche! Denn die kommen meistens aus einem VA-Pool und es wird dir immer wieder jemand anderes zugeteilt. Suche dir eine persönliche Assistentin oder einen persönlichen Assistenten. Jemanden, der/die IN deinem Unternehmen arbeitet und dich langfristig unterstützt. Es lohnt sich! Ich persönlich habe noch nie die Erfahrung gemacht, dass sich die Investition in eine Assistentin nicht gelohnt hat. Es kam IMMER mehr dabei raus. Das ist allerdings schon nur da, wo auch seriöses Business gemacht wird.

Schritt 6: Arbeit abgeben

Hast du deine virtuelle Assistenz gefunden? Super! Ich freue mich sehr für euch! Du wirst es nicht bereuen! Denke dran, es sind keine wirklichen Kosten, es ist eine Investition in dein Unternehmen und in dich als Privatperson. Es ist wirklich wichtig, dass dir das klar ist.

Um Arbeiten abzugeben, fange wie gesagt mit etwas Einfachem an. Wichtig ist hier noch zu erwähnen, gebe nur Task ab, bei denen du selber weisst, was zu tun ist. Nur so kannst du ein stressfreies Handover durchführen und deine Assistentin kann so arbeiten, wie wenn du die Tasks selber erledigen würdest.

Ein einfaches Handover-Sheet kannst du hier gerne herunterladen: Handover Sheet

Für die Einarbeitung solltest du dir am Anfang etwas Zeit lassen. Oft sind Schritte, die für dich ganz logisch sind, für die Assistentin nur schwer nachvorziehbar. Darum ist es auch so wichtig, dass du selber weisst, wie eine Arbeit zu erledigen ist. Je genauer deine Einarbeitung, desto besser die Resultate deiner VA. Und wenn du alles richtig gemacht hast, musst du dich tatsächlich nie wieder darum kümmern. Auch wenn du allenfalls deine virtuelle Assistenz aus irgendeinem Grund mal wechseln solltest, so hast du schon einen perfekten Übergabeplan zur Hand und sparst so wieder enorm viel Zeit.

Schritt 7: Die langfristige Zusammenarbeit

Wenn du mit deiner Assistentin (oder natürlich deinem Assistenten) zufrieden bist, dann gibt es keinen Grund zu wechseln. Es wird dir immer mehr Spass machen, du wirst mehr und mehr Vertrauen aufbauen und was noch viel wichtiger ist: Du wirst viel mehr Umsatz machen. Die gute Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz kann durchaus über Erfolg oder Misserfolg entscheiden.

Versuche dich regelmässig via deinem bevorzugten Kanal mit deiner VA auszutauschen. Sei das per E-Mail, ein kurzer Anruf oder Sprachnachrichten. Ihr könnt auch ausmachen, dass ihr einmal die Woche 30 Minuten miteinander Zoomt. Das stärkt die Zusammenarbeit und man sieht sich auch mal kurz. Und wenn mal Fragen aufkommen, dann sollte da immer kurz Platz sein. Ich sage meinen «Chef’s» immer: «Hilf mir, damit ich dir helfen kann.» Das hat bis jetzt noch allen die Augen geöffnet.

Sucht euch auch ein Tool aus, in dem ihr zusammen an den Projekten arbeiten könnt. Sei das ein Google-Form, auf das ihr gemeinsam zugreifen könnt oder, wie ich bevorzuge, ein gemeinsames Trello-Board. Ihr müsst selber herausfinden, was für euch am einfachsten funktioniert.

Um dir noch mehr behilflich sein zu können, wie auch du deine Arbeiten mit System abgeben kannst, buche doch gerne ein Gespräch mit mir. Du wirst so viel Zeit für dich, dein Kerngeschäft und dein Privatleben gewinnen, dass du dich fragen wirst, wieso du nicht schon früher damit angefangen hast.

Hier direkt Termin Buchen: Arbeiten abgeben

Bis später.

Herzlich

Jill